Las oficinas deben buscar la eficiencia en el flujo de la información y en el manejo de sus documentos. La implementación de un sistema de “oficina sin papeles” contribuiría a la creación de un entorno más eficiente y productivo.
EL PROBLEMA
Las oficinas en general, se encuentran repletas de documentos, muchas veces dispersos y sin ningún orden, lo cual torna improductiva y difícil su gestión: los documentos no aparecen cuando se necesitan, a veces se deterioran por accidentes o por el simple transcurso del tiempo; en ocasiones más frecuentes de lo deseado, se pierden o simplemente se agota el espacio donde colocarlos.
En esas circunstancias, vale preguntarnos qué sistema deberían adoptar las oficinas para archivar y guardar sus documentos de manera que su búsqueda sea fácil y, además, que se evite su deterioro o pérdida, así como el problema del espacio para archivarlos. Una solución viable sería el sistema de “oficina sin papeles”, cuyas características describimos a continuación.
UNA OFICINA SIN PAPELES
La expresión “oficina sin papeles” (paperless office en inglés) se usó por primera vez en un artículo de la revista Newsweek titulado “The Office of the Future” [“La Oficina del Futuro”] y publicado el 30 de junio de 1975. El concepto de oficina sin papeles se puede definir como la gestión de documentos a través de su digitalización sistemática a fin de solucionar los problemas relacionados con el flujo y el almacenamiento de documentos físicos.
Hay que hacer hincapié en el adjetivo sistemático: no basta para establecer el sistema con comprar un escáner y empezar a digitalizar todo lo que entra en una oficina; es imprescindible hacer un análisis previo de las necesidades de la empresa, establecer un orden lógico de almacenamiento y método de búsqueda, adquirir los equipos y programas informáticos y formular y ejecutar el plan de digitalización. En otras palabras, se trata de un proyecto ambicioso y de mediano o largo plazo, que, en el caso de las oficinas en general, ha de tomar en cuenta que hay documentos originales que deben seguir usándose como tales, aun cuando se digitalicen para ciertos otros usos.
BENEFICIOS DE TENER UNA OFICINA SIN PAPELES
Según Brian Larson, el autor de The Benefits of Going Paperless, implementar y mantener el sistema de una oficina sin papeles tiene los siguientes beneficios: “mayor seguridad, centralización de los documentos, ahorro de costos, consistencia en las operaciones y la integración con otras soluciones de negocio”.
María Christensen autora del artículo Advantages & Disadvantages of a Paperless Office, agrega que “los clientes pueden ver una oficina sin papeles de forma favorable, aprobando un enfoque que respeta al medio ambiente y admirando a una empresa vanguardista”.
De manera general, los beneficios se pueden resumir en los siguientes:
- Mayor eficiencia en el lugar de trabajo
- Incremento de la productividad
- Reducción de costos
- Disminución del tiempo de búsqueda
- Ahorro de espacio físico
- Acceso a la información del cliente en cualquier parte del mundo —si hay acceso al internet—
- Rapidez en la ejecución de las tareas
- Mayor capacidad para generar ingresos
- Mayor seguridad de la información
- Identificación como empresa de vanguardia
- Respeto al medioambiente.
Aparte de estos beneficios, los autores Sellen y Harper señalan en su obra The Myth of the Paperless tres problemas relacionados con el uso de papel: (a) la parte simbólica del papel ante las nuevas tecnologías (que para muchos es sinónimo de atraso); (b) el costo de mantener el papel guardado en un archivo y los gastos relacionados con la compra de impresoras, cartuchos, carpetas y archivos; y (c) la forma de manejarse con el papel es limitada, las correcciones toman demasiado tiempo y el envío de la información impresa puede tardar días en llegar.
AHORRO EN PAPEL Y OTRAS VENTAJAS DE LA OFICINA PAPERLESS
Como ocurre en otros ámbitos de nuestra vida cotidiana, existe un amplio consenso sobre la necesidad de ahorrar papel, pero una escasa conciencia colectiva sobre las implicaciones de su consumo desmedido. La producción de una tonelada de papel, por ejemplo, implica la tala de hasta 24 árboles, y poner en circulación un único kilo requiere hasta 324 litros de agua y el consumo de 4 kilovatios de energía.
El uso de papel es cada vez menos frecuente en el ámbito privado, pero sigue siendo una práctica generalizada en la mayoría de oficinas, que no sólo lo utilizan para producir copias, sino para guardar constancia documental de todas sus transacciones (facturas, contratos, registros de los servicios técnico y de atención al cliente…). Con lo cual, el impacto medioambiental de las empresas en cuanto al consumo de papel es especialmente notable.
Existen infinidad de estadísticas que avalan estas prácticas – por ejemplo, la que apunta que una oficina cualquiera en los Estados Unidos consume de media 10.000 folios al año – pero más allá de estos datos de difícil verificación, confirmarlo no requiere más que un pequeño ejercicio de honestidad: ¿cuándo fue la última vez que imprimiste un documento por error que acabó en la basura?; ¿en cuántas ocasiones has impreso un PDF largo para leerlo y finalmente has acabado deshaciéndote de él?.
EL PAPERLESS: META INALCANZABLE. Y, SIN EMBARGO, IMPRESCINDIBLE
El impacto medioambiental del consumo de papel está por lo tanto fuera de toda duda. Pero además, tiene una repercusión negativa en las empresas que hacen clic con frecuencia en el botón de ‘Imprimir’. Un estudio independiente a cargo de la empresa tecnológica Invu cifró en 60 millones de euros el gasto diario del conjunto de pequeñas y medianas empresas del Reino Unido en buscar documentos en archivos físicos.
Esta confluencia de motivos medioambientales y de eficiencia para desterrar al papel de las empresas, sumada a la proliferación de soluciones tecnológicas y de marcos regulatorios que equiparan la validez de los documentos electrónicos a la de los impresos, ha generado la idea de la denominada ‘oficina paperless’: un objetivo prácticamente inalcanzable a día de hoy y que, sin embargo, está sirviendo de estímulo a muchas compañías para reducir exponencialmente su consumo de papel.
El camino a recorrer hasta llegar a esas oficinas sin papel es todavía muy largo – el Instituto Internacional para el Medio Ambiente y el Desarrollo (IIED) estima que el 95% de la información de las empresas todavía está almacenada en papel –, pero la tecnología, los departamentos de operaciones y la opinión pública parecen coincidir en que ese es el camino a seguir.
CONCLUSIÓN
Tener una empresa, departamento o unidad de negocios con el sistema de oficinas sin papeles promueve la eficiencia en todos los niveles, disminuye el tiempo de búsqueda y aumenta la seguridad en la información. Todo esto se puede lograr sin tener que adquirir equipos de alto costo ni contratar otros empleados, solo definiendo el flujo de la información y designando los responsables en cada parte del proceso.
Además, este sistema va de la mano con la protección del medio ambiente. Menos uso de papeles, menos tala de árboles.
Artículo: ¿Por qué y para qué una oficina sin papel?
Fuente: http://ww_verdeate_com/blog/160-por-que-y-para-que-una-oficina-sin-papel